Dalilin Da Ya Sa Binciken Kadarori Na Ƙarshen Shekara Ke Zama Gagarumar Wahala Ga Kamfanoni—Da Kuma Hanyoyin Magance Matsalar

Ga sassan kula da ma'aikata (HR), gudanarwa (Admin), da kuma lissafin kudi (Accounting), karshen shekarar kudi yakan kasance tamkar wani "yakin sanyi"—mai tsanani da kuma muhimmanci gaske. Baya ga matsin lambar kammala rahotanni, biyan haraji, da shirya bukukuwan karshen shekara, suna fuskantar wani babban aiki: Kididdigar Kadarori (Asset Inventory).

Ko ma dai yaya girman kamfani yake, hanyoyin kididdiga na gargajiya an san su da haddasa ciwon kai. Ka yi tunanin tarin takardun A4 da aka buga, muhawara mai zafi kan wane sashe ne "mai" wata takamaiman kujera, ko kuma ma'aikata na rarrafe a karkashin tebura masu kura don neman lambobin siriyal na injina... duk wannan yana nuna yanayi ne na rudani da rashin inganci.

Me ya sa, a wannan zamanin na fasaha, har yanzu muke amfani da wannan tsohuwar hanya mai hadari da wahala? Kuma shin akwai mafita da za ta mayar da wannan "mummunan mafarkin kididdiga" ya koma tsari mai sauki, inganci, da gaskiya? Bari mu nemo amsar ta hanyar duba halin da ake ciki yanzu da kuma mafitar Sarrafa Kadarori ta QR Code mai amfani da Yanar Gizo.

1. Gaskiyar Lamarin "Dariya da Kuka" na Tsarin Kididdiga na Gargajiya

Idan ba ka taba shiga aikin binciken kadarori na gaba daya ba, zai yi wuya ka fahimci sarkakiyar sa. Ga kamfanonin da suka dogara da tsohuwar hanya, tsarin yakan fara ne da fitar da jerin kadarori daga Excel da buga su a takarda. Bayan haka, kwamitin kididdiga zai rarrabu don "kirga" komai daki-daki.

Kalubale na farko shi ne tantancewa. Jerin na iya cewa: "Teburin Katako na Masana'anta mita 1.2 - Adadi: 50." Ka shiga ofis ka ga tebura 50 iri daya sak. Wanne ne darajarsa ta riga ta kare? Wanne aka saya watan jiya? Wanne aka ba Ma'aikaci A? Wannan rashin tabbas yana mayar da kididdiga ta zama aikin kacici-kacici, wanda ke kaiwa ga samun bayanan da kawai aka yi su don "cika ka'ida" maimakon tabbatar da gaskiya.

Sannan akwai matsalar lakabi (labeling). Lambobin Barcode ko takardun da aka rubuta da hannu sukan bare, su dishe, ko kuma kura ta rufe su bayan shekara guda. Ma'aikata suna bata lokaci mai tsawo suna kokarin karantawa da rubuta dogayen lambobi. Kuskure guda daya wajen rubutu zai sa dukkan tsarin tantancewar ya zama mara amfani. Matsin lokaci tare da gajiya ta zahiri na zirga-zirga tsakanin hawa daban-daban da rumbunan adana kaya shi ne babban dalilin samun sabanin bayanai (Kuskuren Dan Adam).

2. Illolin Kididdigar Kadarori Cikin "Jan Kafa da Rashin Tabbas"

Dogon lokacin kididdiga ba kawai yana dakatar da ayyukan kasuwanci ba ne; yana haifar da gagarumar asarar kudi ta boye.

• Na farko, asarar kudin kwadago: Maimakon ma'aikata su mayar da hankali kan muhimman ayyukansu, suna amfani da kwanaki 3 zuwa 5—wani lokacin ma mako guda—suna kirga kadarori. Idan ka canza wadannan sa'o'in aiki zuwa albashi, kamfanin yana biyan farashi mai yawa don aikin da za a iya yin sa ta atomatik.
• Na biyu, jinkirin samun bayanai: Ta hanyar amfani da tsohuwar hanya, bayan cika takardu, dole ne ma'aikata su koma ofis su sake shigar da bayanan a kwamfuta da hannu. Wannan yana kara wasu kwanakin na tattara bayanai da gyara kuskure. Kafin rahoton ya kai teburin darakta, bayanan kila ba sa nuna ainihin abin da ke kasa, domin ana iya canza wurin kadarori ko su lalace a tsakanin lokacin.

Don magance wannan matsalar tun daga tushe, kamfanoni suna bukatar sauyawa daga "Sarrafa Kadarori a Tsaye" zuwa "Sarrafa Kadarori a Take." Mataki na farko kuma mafi muhimmanci shi ne daidaita tsarin tantancewa tun daga farko. Kuna iya koyon abubuwa da dama game da lakabi da tsarin aiki a cikin Jagorar Sarrafa Kadarori da QR Codes don samun cikakken bayani kafin ku tsunduma cikin amfani da fasahar.

3. Sauyi Mai Girma na "Ba Sai An Taba Ba" tare da Nine Asset da QR Codes

Zuwan fasahar QR Code ya sauya fasalin sarrafa kadarori baki daya. Babu sauran bukatar alkalami da takarda, babu sauran kura-kuran karanta lambobin siriyal—tsarin Nine Asset yana ba da sabon salon kididdiga ta hanyar amfani da manhajar yanar gizo (Web-based Application).

Babban amfanin Nine Asset shi ne saukin sa "ba tare da wani shamaki ba." Kamfanoni ba sa bukatar kashe kudi wajen siyan na'urorin daukar hoto (scanners) masu tsada, kuma ma'aikata ba sa bukatar bata sararin ajiyar wayoyinsu wajen sauke manhajoji masu nauyi. Komai yana tafiya ne cikin sauki a cikin burauzar wayar salula (kamar Chrome ko Safari).

Tsarin yana da sauki: Ana ba kowace kadara "Shaidar Dijital" (Digital ID) a cikin sigar QR code. Wannan lambar tana dauke da hanyar sadarwa (link) kai tsaye zuwa bayanan kadarar da aka adana a Cloud.

Yayin aikin kididdiga, ma'aikata kawai suna amfani da wayoyinsu don shiga shafin yanar gizon Nine Asset, su zabi yanayin "Scan" kai tsaye a cikin burauzar, sannan su nuna kyamarar wayar ga QR code din da ke jikin kayan. Bayan an tabbatar, tsarin zai gudanar da wasu ayyuka ta atomatik: tabbatar da kasancewar kadarar, sabunta wurin da take, da kuma rikodin lokaci da sunan wanda ya yi kididdigar. Gudun aikin yana da ban mamaki—kasa da dakika 2 ga kowace kadara—wanda ke rage lokacin kididdiga har sau 10 idan aka kwatanta da tsohuwar hanya.

4. Ficewar Siffofin "Bincike a Take" (Real-Time Audit)

Babban bambanci tsakanin Nine Asset da Excel ko hanyoyin gargajiya shi ne ikon daidaita bayanai nan take (Real-time Sync) a kan dandalin cloud.

Ka yi tunanin kai manaja ne kana zaune a babban ofis, kana kallon yadda aikin ke tafiya a jikin kwamfutarka. A daidai wannan lokacin, a masana'anta ko rassa daban-daban, ma'aikata suna amfani da wayoyinsu don shiga shafin Nine Asset suna daukar hoton lambobi (scanning). Duk hoton da aka dauka yana sabuntawa nan take a jikin Dashboard dinka: adadin da aka kididdige, abubuwan da suka rage, da yanayin kadarorin.

Mafi mahimmanci, tsarin yana goyon bayan daidaita bayanai ta atomatik. Misali: Idan ma'aikaci yana gudanar da kididdiga a "Rumbun Kaya" (Warehouse) amma ya dauki hoton lambar kwamfutar tafi-da-gidanka (laptop) wadda bayananta suka nuna tana "Dakin Taro" (Meeting Room). Manhajar za ta gano hakan nan take ta nuna alamar "Kadarar da ta wuce kima" (ko sabanin wuri) idan aka kwatanta da jerin da ake tsammani. Wannan yana bawa manajoji damar gano duk wani canjin wurin kadara ba tare da izini ba nan take, ba tare da jiran sai an gama kididdiga an fara duba takardu daya bayan daya ba.

Bugu da kari, saboda tsarin gaba daya yana kan yanar gizo ne, Nine Asset yana kawar da duk wani shamaki na shigar da manhaja ko dacewar wayoyi daban-daban. Kasuwanci na iya tura tsarin ga daruruwan ma'aikata cikin mintuna kalilan, ko suna amfani da Android, iPhone, ko kwamfutar hannu (tablets).

Sauyin fasahar dijital ba kawai yayi ba ne; abu ne mai muhimmanci ga rayuwar kasuwanci da inganta ayyuka. Yin amfani da fasaha wajen Sarrafa Kadarori ba kawai yana rage wa sassan HR da Accounting radadin lokacin kididdiga ba ne—yana taimaka wa masu kasuwanci kare jarin su da hana asara da barna.

Maimakon bata kwanakin karshen shekara masu daraja cikin kura da takardu, bari fasaha ta yi maka aikin wahalar. Tsarin kididdiga mai sauki, inganci, da kwarewa shi ne mafi kyawun farkon sabuwar shekarar kudi mai nasara.

Lokaci ya yi da kasuwancinka zai yi bankwana da rudanin fayilolin Excel. Fara tafiyar ka ta dijital na kadarori kuma ka fuskanci sauki na musamman a yau a Ninecheck.one.